Responsible AI Manifesto
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Responsible entity and jurisdiction
Fortexa ERP is operated by CLOUDTEXA SOLUTIONS, S.R.L. (RNC 133627515), located at George Washington No. 508, sector Gazcue, Santo Domingo de Guzmán, Distrito Nacional, República Dominicana. In this document, “Fortexa ERP”, “we” or “the Company” refer to that entity.
- Legal name: CLOUDTEXA SOLUTIONS, S.R.L.
- RNC: 133627515
- Address: George Washington No. 508, sector Gazcue, Santo Domingo de Guzmán, Distrito Nacional, República Dominicana
- WhatsApp: +1 (849) 485-9375
- Email: info@fortexaerp.com
Governing law: this document and the relationship with the user are governed by the laws of the Dominican Republic. Any dispute shall be submitted to the competent courts of Santo Domingo, Distrito Nacional, unless mandatory law of the user’s country provides otherwise. Translations are provided for convenience; in case of discrepancy the Spanish version prevails.
CLOUDTEXA SOLUTIONS, S.R.L. uses artificial intelligence to help accountants and business owners work better: we automate repetitive tasks and personalize the experience so you can make financial decisions with confidence. We recognize that AI needs safeguards, which is why these principles guide how we build and operate it, in consistency with Ley No. 172-13 sobre Protección Integral de Datos Personales de la República Dominicana (Law No. 172-13 on the Comprehensive Protection of Personal Data of the Dominican Republic) and obligations to DGII.
Golden rule: Fortexa's AI assists professional judgment, it does not replace it. The accountant and the business owner always retain the final say and responsibility for what is recorded or declared.
Empowering the accountant and the company
We develop AI to help businesses thrive and accounting professionals work better, not to replace them.
Fortexa's AI eliminates repetitive tasks (categorizing transactions, reading invoices, preparing drafts) and gives accountants back time for analysis and consulting, which is where they add the most value to their clients.
Human judgment first
AI suggests; the person decides. No suggestion is recorded, declared, or paid without human confirmation.
Each proposal arrives marked as a suggestion, with a confidence level and the option to accept, edit, or reject. The final entry, declaration, or invoice always bears the signature of the responsible user.
Fairness
The same quality of assistance for micro-businesses as for large firms, in any country and language.
We ensure that suggestions do not discriminate based on company size, sector, location, or language, and we correct any biases we detect in the interpretation of vouchers, currency, and local regulations.
Accountability
We govern the use of AI with internal review, clear limits, and feedback channels.
Every new AI feature undergoes risk review (tax, legal, privacy) before release. We record which model generated each suggestion and who accepted it, allowing for auditing and correction.
Transparency
You will always know when you are interacting with AI and why it is suggesting something to you.
AI functions are identified with the "AI" label and explain the factors used (e.g., "matches supplier and amount of invoice #123"). We never impersonate a human advisor.
Privacy and security
Your data feeds your results, not third-party models or advertisers.
We send AI providers only the minimum necessary data, encrypted in transit, with contracts prohibiting the use of that information to train their models, and under company-specific isolation across the entire platform.
How we apply it at Fortexa
Analyzes your vouchers and projects taxes so the accountant can anticipate scenarios with the tax authority. The accountant validates and decides the strategy.
Suggests which invoice, expense, or entry corresponds to each bank transaction with a confidence percentage. Nothing is reconciled without your click.
Extracts supplier, NCF/folio, amounts, and taxes from a PDF or photo and prepares the draft. You review and confirm before recording.
Answers how to use the platform and summarizes your information. It does not offer binding tax advice: that's what your accountant is for.
Our commitments to you
- We do not sell or rent your data, nor do we use it for advertising.
- We do not allow AI providers to train their models with your company's information.
- We do not make automated decisions with legal or financial effects on individuals without human intervention.
- You can deactivate your company's AI functions in Settings at any time.
- You can request an explanation, human review, or deletion of any AI-generated result.
- We publish the AI providers we use and notify you 30 days in advance if they change.
Providers and processing location
We work with OpenAI, Anthropic, and Google as model providers, under data processing agreements that prohibit the use of your information for training, and with processing in the United States. Details of sub-processors and security measures are in the Data Processing Agreement and Security and Transparency.
Limits you should know
- AI can make mistakes: it interprets documents and regulations based on patterns; it does not replace reading the law or the accountant.
- Tax and cash flow projections are indicative estimates, not professional opinions or guarantees of outcome.
- If you detect an incorrect or biased suggestion, use the "Report" button next to the result or write to us at info@fortexaerp.com.
Governance
A multidisciplinary internal committee (product, accounting, legal, and security) reviews this manifesto at least once a year and whenever we incorporate a new AI capability. This document is complemented by the Code of Ethics and Conduct, the Privacy Policy, and the Terms of Service.
CLOUDTEXA SOLUTIONS, S.R.L. usa inteligencia artificial para ayudar al contador y al empresario a trabajar mejor: automatizamos lo repetitivo y personalizamos la experiencia para que tomes decisiones financieras con confianza. Reconocemos que la IA necesita barreras de seguridad, por eso estos principios guían cómo la construimos y la operamos, en coherencia con Law No. 172-13 on the Comprehensive Protection of Personal Data of the Dominican Republic y con las obligaciones ante DGII.
Regla de oro: la IA de Fortexa asiste el criterio profesional, no lo reemplaza. El contador y el responsable de la empresa conservan siempre la última palabra y la responsabilidad de lo que se registra o se declara.
Potenciar al contador y a la empresa
Desarrollamos IA para que las empresas prosperen y los profesionales contables trabajen mejor, no para sustituirlos.
La IA de Fortexa elimina tareas repetitivas (clasificar movimientos, leer facturas, preparar borradores) y devuelve tiempo al contador para el análisis y la asesoría, que es donde aporta más valor a su cliente.
Criterio humano primero
La IA sugiere; la persona decide. Ninguna sugerencia se contabiliza, se declara ni se paga sin una confirmación humana.
Cada propuesta llega marcada como sugerencia, con un nivel de confianza y la opción de aceptar, editar o rechazar. El asiento, la declaración o la factura final siempre lleva la firma del usuario responsable.
Equidad
La misma calidad de asistencia para la microempresa que para la gran firma, en cualquier país e idioma.
Evaluamos que las sugerencias no discriminen por tamaño de empresa, sector, ubicación o idioma, y corregimos los sesgos que detectamos en la interpretación de comprobantes, moneda y normativa local.
Responsabilidad
Gobernamos el uso de IA con revisión interna, límites claros y canales de retroalimentación.
Cada nueva función de IA pasa por revisión de riesgos (fiscal, legal, de privacidad) antes de publicarse. Registramos qué modelo generó cada sugerencia y quién la aceptó, para poder auditar y corregir.
Transparencia
Siempre sabrás cuándo interactúas con IA y por qué te sugiere algo.
Las funciones de IA están identificadas con el distintivo "IA" y explican los factores que usaron (p. ej., "coincide con el proveedor y el monto de la factura #123"). Nunca nos hacemos pasar por un asesor humano.
Privacidad y seguridad
Tus datos alimentan tus resultados, no los modelos de terceros ni a anunciantes.
Enviamos a los proveedores de IA solo el mínimo necesario, cifrado en tránsito, con contratos que prohíben entrenar sus modelos con esa información y bajo el aislamiento por empresa de toda la plataforma.
Cómo lo aplicamos en Fortexa
Analiza tus comprobantes y proyecta impuestos para que el contador anticipe escenarios ante la autoridad fiscal. El contador valida y decide la estrategia.
Sugiere a qué factura, gasto o asiento corresponde cada movimiento bancario con un porcentaje de confianza. Nada se concilia sin tu clic.
Extrae proveedor, NCF/folio, montos e impuestos de un PDF o foto y prepara el borrador. Tú revisas y confirmas antes de registrar.
Responde cómo usar la plataforma y resume tu información. No ofrece asesoría fiscal vinculante: para eso está tu contador.
Nuestros compromisos contigo
- No vendemos ni alquilamos tus datos, ni los usamos para publicidad.
- No permitimos que los proveedores de IA entrenen sus modelos con la información de tu empresa.
- No tomamos decisiones automatizadas con efectos legales o financieros sobre personas sin intervención humana.
- Puedes desactivar las funciones de IA de tu empresa en Configuración en cualquier momento.
- Puedes solicitar explicación, revisión humana o eliminación de cualquier resultado generado por IA.
- Publicamos los proveedores de IA que usamos y te avisamos con 30 días si cambian.
Proveedores y ubicación del procesamiento
Trabajamos con OpenAI, Anthropic y Google como proveedores de modelos, bajo contratos de tratamiento de datos que prohíben el uso de tu información para entrenamiento y con procesamiento en Estados Unidos. Los detalles de subencargados y medidas de seguridad están en el Contrato de Tratamiento de Datos y en Seguridad y Transparencia.
Límites que debes conocer
- La IA puede equivocarse: interpreta documentos y normativa con base en patrones, no sustituye la lectura de la ley ni al contador.
- Las proyecciones fiscales y de flujo de caja son estimaciones orientativas, no dictámenes profesionales ni garantías de resultado.
- Si detectas una sugerencia incorrecta o sesgada, usa el botón "Reportar" junto al resultado o escríbenos a info@fortexaerp.com.
Gobernanza
Un comité interno multidisciplinario (producto, contabilidad, legal y seguridad) revisa este manifiesto al menos una vez al año y cada vez que incorporamos una nueva capacidad de IA. Este documento se complementa con el Código de Ética y Conducta, la Política de Privacidad y los Términos de Servicio.