Backup and Recovery Procedures
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Responsible entity and jurisdiction
Fortexa ERP is operated by CLOUDTEXA SOLUTIONS, S.R.L. (RNC 133627515), located at George Washington No. 508, sector Gazcue, Santo Domingo de Guzmán, Distrito Nacional, República Dominicana. In this document, “Fortexa ERP”, “we” or “the Company” refer to that entity.
- Legal name: CLOUDTEXA SOLUTIONS, S.R.L.
- RNC: 133627515
- Address: George Washington No. 508, sector Gazcue, Santo Domingo de Guzmán, Distrito Nacional, República Dominicana
- WhatsApp: +1 (849) 485-9375
- Email: info@fortexaerp.com
Governing law: this document and the relationship with the user are governed by the laws of the Dominican Republic. Any dispute shall be submitted to the competent courts of Santo Domingo, Distrito Nacional, unless mandatory law of the user’s country provides otherwise. Translations are provided for convenience; in case of discrepancy the Spanish version prevails.
This document describes the mechanisms and procedures that Fortexa ERP uses to back up and recover its clients' information, ensuring its integrity and availability in accordance with the requirements of DGII for Electronic Invoicing Service Providers.
1. Information Backed Up
- Electronic tax receipts issued and received, with their DGII acknowledgments.
- Commercial documents: invoices, quotes, credit/debit notes, checks, and payments.
- Complete accounting: chart of accounts, journal entries, reconciliations.
- Master catalogs: customers, suppliers, products, employees.
- Audit logs and security events.
2. Backup Scheme
- Daily automatic backups of the complete database, encrypted at rest.
- Retention: minimum 30 days of daily copies; tax documents are retained for 10 years in accordance with the Código Tributario (Tax Code).
- Redundant storage in cloud infrastructure with logical separation by company.
- On-demand client backup: the platform includes a Backup/Restore module that allows each company to export its complete information (structured JSON) and restore it, with a history of backups performed.
3. Recovery Procedure
- Request or detection: recovery is activated by a technical incident or at the client's request.
- Selection of the restore point (backup date) and integrity verification.
- Restoration in a controlled environment and validation of accounting and tax consistency (double-entry, NCF sequences).
- Deployment to production and client notification.
- Event logging in the audit trail.
4. Restoration Tests
Periodic restoration tests are performed to verify that backups are complete and usable, documenting the result, recovery time, and corrective actions where applicable.
5. Recovery of Tax Receipts
In addition to internal backups, transmitted e-CFs are supported by the official acknowledgments and records from DGII, which allows for the reconstruction of tax traceability in the event of any unforeseen circumstance.
6. Responsibilities
- Fortexa ERP: execute and monitor automatic backups, safeguard copies, and perform restorations.
- The Client: can generate additional on-demand backups from their account and safeguard exported copies.
7. Related Documents
Information Security Policy · Contingency Policy · Data Protection Policy (Ley 172-13 (Law 172-13))
8. Contact
Restoration requests or inquiries: soporte@fortexaerp.com · WhatsApp +1 (849) 485-9375.
Este documento describe los mecanismos y procedimientos con los que Fortexa ERP respalda y recupera la información de sus clientes, asegurando su integridad y disponibilidad conforme a las exigencias de DGII para Proveedores de Servicios de Facturación Electrónica.
1. Información Respaldada
- Comprobantes fiscales electrónicos emitidos y recibidos, con sus acuses de DGII.
- Documentos comerciales: facturas, cotizaciones, notas de crédito/débito, cheques y pagos.
- Contabilidad completa: catálogo de cuentas, asientos de diario, conciliaciones.
- Catálogos maestros: clientes, proveedores, productos, empleados.
- Bitácoras de auditoría y eventos de seguridad.
2. Esquema de Respaldos
- Respaldos automáticos diarios de la base de datos completa, cifrados en reposo.
- Retención: mínimo 30 días de copias diarias; los documentos fiscales se conservan por 10 años conforme al Código Tributario.
- Almacenamiento redundante en infraestructura de nube con separación lógica por empresa.
- Respaldo bajo demanda del cliente: la plataforma incluye un módulo de Respaldo/Restauración que permite a cada empresa exportar su información completa (JSON estructurado) y restaurarla, con historial de respaldos realizados.
3. Procedimiento de Recuperación
- Solicitud o detección: la recuperación se activa por incidente técnico o a solicitud del cliente.
- Selección del punto de restauración (fecha del respaldo) y verificación de integridad.
- Restauración en ambiente controlado y validación de consistencia contable y fiscal (partida doble, secuencias NCF).
- Puesta en producción y notificación al cliente.
- Registro del evento en la bitácora de auditoría.
4. Pruebas de Restauración
Se realizan pruebas periódicas de restauración para verificar que los respaldos son íntegros y utilizables, documentando el resultado, el tiempo de recuperación y las acciones correctivas cuando apliquen.
5. Recuperación de Comprobantes Fiscales
Adicionalmente a los respaldos internos, los e-CF transmitidos cuentan con el respaldo de los acuses y registros oficiales de DGII, lo que permite reconstruir la trazabilidad fiscal ante cualquier eventualidad.
6. Responsabilidades
- Fortexa ERP: ejecutar y monitorear los respaldos automáticos, custodiar las copias y ejecutar las restauraciones.
- El Cliente: puede generar respaldos adicionales bajo demanda desde su cuenta y custodiar las copias exportadas.
7. Documentos Relacionados
Política de Seguridad de la Información · Política de Contingencia · Política de Protección de Datos (Ley 172-13)
8. Contacto
Solicitudes de restauración o consultas: soporte@fortexaerp.com · WhatsApp +1 (849) 485-9375.